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Plantillas Excel - 

Control de pago a proveedores

Blog fiscal PortaldeProveedores.mx - Octubre 2022

Las hojas de cálculo de Excel pueden facilitar muchas gestiones, pero si el volumen de proveedores y facturas que recibes excede las 100 por mes, lo más recomendable para ti es utilizar una herramienta de gestión de proveedores inteligente y automatizada PortaldeProveedores.mx además de centralizar la recepción de tus facturas podrás validar cada una de ellas, someterlas a flujos avanzados de aprobación, integrar la información a tu contabilidad y podrás tener control total de la documentación de tus proveedores en un expediente digital.

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 EN EXCEL

 

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El control de pagos es esencial para todo tipo de empresas; ya sean pequeñas, medianas o grandes; pues esta tarea pretender prever, plantificar, conciliar, reclamar y proyectar el flujo de dinero que genera o mueve una empresa a sus proveedores


Tener una organización de pago a proveedores requiere de mucho detalle y precisión, sobre todo para no quedar mal con tus proveedores y tener tus productos en tiempo y forma para no retrasar las actividades de tu empresa. 



Ventajas y Desventajas de tener una plantilla de Excel para el  Control de Pago a Proveedores 

Plantilla para control de Pago a Proveedores

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Gestiona a tus Proveedores de forma eficaz, reduciendo los procesos administrativos manuales.

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MÁS INFORMACIÓN
  • Permite tener un registro en una hoja de las facturas
  • Genera una advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas.
  • Realiza un reporte de las próximas facturas a vencer.
  • Si tienes pagos a plazos podrás gestionarlos de mejor forma 
  • Tendrás un respaldo de información si requieres comprobar o verificar esta información 
  • Evitas penalizaciones de tus proveedores al presentar algún retraso en el pago
  • Mantienes relación con tus Proveedores al mejorar el control de tus pagos


Ventajas

Desventajas

  • No puedes consultar los recibos de todos los gastos en tu formato o plantilla de Excel 
  • Conlleva mucho tiempo recopilar toda la información
  • Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos 
  • Si tu hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación o tardará tiempo en ser compartida 
  • No puedes detectar si los CFDI que comparten tus proveedores son válidas ante el SAT

 Puedes duplicar la siguiente plantilla mes a mes para realizar el listado de gestión de tus proveedores o acumularlos en la misma hoja de Excel, pero te recomendamos tener una división mes a mes para contemplar los gastos promedio mensuales 


1. La plantilla se compone de 4 secciones 


1.ª sección: Incluye la información de tu Proveedor; como Empresa, Nombre del Res

Cómo usar la Plantilla para la gestión de proveedores

2.ª sección: Información del pago como: Concepto, número de Factura, Forma de Pago

*En la opción Forma de Pago podrás elegir las cuatro formas de pago más comunes (Tarjeta, Efectivo, Cheque Nominativo, o Transferencia” 


Y una vez que hayas llenado el total a pagar y el importe pago Excel determinará el importe pendiente de pago

3.ª sección: Fechas de la factura


Esta es quizá la parte más importante de la plantilla, ya que a través de las fórmulas que hemos colocado en ella de forma “automática” Excel te dará a conocer los días que faltan para pagar tus facturas y a través de los colores del semáforo determinará si el pago ya expiro, aún tienes tiempo para pagarlo mediante los siguientes valores: 


2. Determina la fecha de vencimiento de tu Factura 


Podrás determinar la fecha exacta de vencimiento de tu factura sin ver el calendario, pues se hará un cálculo entre la Fecha de Emisión de tu Factura (columna G) en la que tendrás que colocar la fecha en la que se emitió la factura y el Plazo de Pago que te otorgan tus proveedores (Columna H) que son los días que tienes para realizar el pago y que se determina según el acuerdo o política de tus proveedores por lo que este llenado si tendrás que hacerlo manual



3. Determina los días restantes de Pago 

Es importante tener en cuenta los días que te quedan para realizar el pago a tus Proveedores; por lo cual hacemos referencia a este concepto como Días Restantes para el vencimiento (Columna K) y se determina estos días mediante la fecha de emisión (Columna G) que colocaste y el plazo de Pago (Columna H); esta columna determinará de forma “automática”  los días que te quedan para pagar para evitar retrasos en tus pagos 


4. Señalamiento por colores 


Esta plantilla fue diseñada sobre todo para mantenerte alerta sobre las fechas de vencimiento de tus facturas y que no se te olvide pagarlas, alertándote de la misma forma, si todavía tienes tiempo para pagarlas, el tiempo se está agotando o definitivamente el plazo para pagarla venció


Cómo para la mayoría de las personas es más fácil identificar el plazo de pago mediante colores, determinamos el uso de un semáforo (verde, amarillo y rojo) para conocer el tiempo de pago de las mismas que se indican de en la columna K 


Verde: Todavía tienes 10 o más días para hacer el pago de tu factura 

Amarillo: Tienes 9 o menos días para realizar el pago 

Rojo: El plazo para pagar tu factura ha vencido y tendrás que comunicarte con tu proveedor para aclarar la situación 


5. Determina si tu factura ya está pagada


La opción Pagada (Columna L) te ayuda a diferenciar las facturas que ya pagaste por lo que solo tendrás que escribir si y en automático podrás diferencias mediante un color gris que la factura ya está pagada por lo que no tendrás que preocuparte por este proveedor. 

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